Cómo usar ChatGPT en el trabajo sin que te devuelva relleno

Casi todo el mundo que me dice que ChatGPT no le sirve para trabajar lo ha usado como un buscador: dos palabras, enter, y a leer lo que sale. Lo que sale es relleno, y la conclusión de que la herramienta no vale se saca en dos minutos. Yo creo que merece una segunda oportunidad con otra forma de pedir, y de eso va esta guía.

¿Por qué ChatGPT te devuelve relleno?

Porque rellena lo que no le has dicho. Cuando escribes “hazme un resumen de este documento”, la IA tiene que decidir sola para quién es el resumen, cuánto tiene que medir, qué partes importan y en qué tono va. Como no sabe nada de ti, elige lo más probable en general, y lo más probable en general es un texto largo y correcto que no le sirve a nadie en concreto.

Hablarle a una IA se parece a darle un encargo a un colaborador capaz que acaba de llegar. Tiene capacidad de sobra y le falta todo el contexto. A esa forma de pedir con el contexto incluido la llamo Encargo, y es la idea que sostiene esta guía.

¿Qué tareas del trabajo le puedes pasar hoy?

Yo arrancaría por estas, porque aparecen en casi cualquier trabajo, sea cual sea el sector.

• Correos que ya sabes cómo tienen que ser. Seguimientos, respuestas a preguntas frecuentes, recordatorios, avisos. Le das el caso y el tono, y revisas.
• Resúmenes de documentos largos. Un informe de cuarenta páginas del que necesitas tres ideas y dos cifras. Le dices para qué quieres el resumen y qué buscas.
• Cambios de tono y de longitud. El mismo texto, más corto, más cercano, sin tecnicismos, para otra persona.
• Estructura de un documento antes de escribirlo. El índice de un informe, los bloques de una propuesta, el guion de una presentación, los apartados de una memoria, etcétera. Tú rellenas con lo que sabes.
• Preparación de reuniones. Con el orden del día y los correos previos, una lista de preguntas que conviene llevar hechas.

Lo que tienen en común es que son carpintería digital: trabajo que podría hacer alguien capaz con cuatro líneas de instrucciones y que puedes revisar en menos tiempo del que tardarías en hacerlo. Es un buen punto de partida si empiezas desde cero, pero ChatGPT hoy puede hacer bastante más que eso, como ayudarte a analizar un problema o a pensar una decisión, y de eso te hablo más abajo.

¿Cómo se lo pides para que salga usable?

Respondiendo antes de escribir a las cuatro preguntas del sistema 4+1: quién responde, qué tiene que producir, cómo y para quién. Con un ejemplo de la lista de arriba, el resumen de un documento largo:

Actúa como asesora fiscal con experiencia en pymes. Resume este informe de cuarenta páginas en una página, para una clienta que dirige una tienda y no tiene formación financiera. Necesito los tres cambios que le afectan este año y qué tiene que hacer con cada uno, con fechas. Tono claro, sin siglas sin explicar. Aquí va el informe.

El resumen que sale de ahí lo revisas y, como mucho, le corriges alguna cifra antes de enviarlo. Con “resume este informe” te habría tocado rehacerlo casi entero, porque la IA habría tenido que adivinar todo lo que ahora le has contado.

¿Qué datos no deberías darle y qué pasa con las decisiones?

Dos cosas, y las dos son de sentido común cuando se piensan un momento.

Lo primero, los datos que no son tuyos o que no hacen falta para la tarea: nombres, direcciones, números de cuenta, historiales, etcétera. La mayoría de tareas funcionan igual con “el cliente” que con el nombre completo, así que quítalos antes de pegar el texto. Si trabajas con información de terceros, mira qué dice tu acuerdo con ellos y las condiciones de la herramienta antes de subir nada.

Lo segundo, las decisiones: qué precio poner, si despedir a alguien, qué decirle a un cliente enfadado, a qué proyecto darle prioridad, etcétera. Aquí mi consejo es que las pienses con la IA. Cuéntale la situación con todo el contexto que puedas (sin nombres ni datos personales, como te decía arriba), pídele que te enseñe opciones que no habías visto y que te señale los puntos débiles de lo que tienes pensado, y vas a decidir con bastante más información de la que tenías. La decisión final sigue siendo tuya, porque eres tú quien conoce a la persona y la situación.

¿Cómo uso yo la IA en mi trabajo?

Te cuento mi caso porque es el que mejor conozco. Lo primero que abro cada mañana, casi a la vez que el correo, es la IA, y a estas alturas me cuesta mucho imaginarme trabajando de otra forma.

Cuando tengo que escribir un correo que pide explicar un plan o apoyarse en datos, o cuando preparo una propuesta, le paso a la IA todo el contexto que tengo, los documentos, las tablas, lo que haga falta, y voy trabajando el texto con ella hasta que consigo que diga exactamente lo que quiero. Luego lo reviso y le cambio la redacción para que suene a mí.

Y las decisiones también las pienso con ella: contrasto enfoques y me hace ver ángulos que se me habían escapado. Eso sí, no dejo que decida por mí: qué presento y qué descarto lo decido yo, y lo que hace la IA es ayudarme a llegar ahí antes y mejor.

Qué hacer hoy

Elige el correo que más veces escribes con variaciones pequeñas. Escribe un Encargo con las cuatro preguntas, guárdalo en una nota y úsalo la próxima vez cambiando solo los datos. Si el resultado te ahorra diez minutos, ya sabes por dónde seguir. Y cuando tengas que tomar una decisión en el trabajo, cuéntale la situación y pídele que te haga de abogado del diablo antes de darte su opinión.

Fuentes

• OpenAI · Guía de prompt engineering